一、打制订舱单
1.订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作。需要填制的项目有：shipper、consignee、notify、por、marks&nos、quantity、 des criptionofgoods、grossweightinkilos、measurement、total。
2.打制完上述内容后，注明运输条款。在订舱单的右上角打上代理人的电话、传真，并加盖代理人方章，送至配载的 船公司 。
二、收到货主正式单据后进行审单
1. 单证必须齐全。
货主必须提供的单据有：合同副本(售货确认书、形式发票)、正本装箱单至少一份、正本发票至少一份、正本出口收汇 核销 单，出口货物如需 海关 监管条件还必须提供相应证件。
2.如果货主提供的单据已缮制好，可以从以下方面审核：
a、合同、委托与装箱单、发票上显示的尺码、重量是否一致。
b、合同、委托与装箱单、发票上显示的金额以及币种是否一致(合同金额不小于发票金额)。
c、合同、委托与装箱单、发票上显示的发票号是否一致。
d、合同、委托与装箱单、发票上显示的合同号是否一致。
e、正本单据不许有任何涂改。
f、合同不能是手写，否则用打字机重新缮制。
3.如果货主提供的单据空白，可按下列项目缮制：
a、装箱单主要填制的内容为麦头、发票号码、合同号、装货港、卸货港、品名、规格、数量、毛重、净重。
b、发票主要填制的内容为唛头、合同号、发票号、装货港、卸货港、货物描述、数量、单价、总价。
三、转报关单据
接到 船公司 集港通知后，取回下货纸。在集港前一天下午3时前，电话同港务局货运科做集港计划，制下货小条(一式三联)。
a、转至 报关 行的单据有，装箱单、发票、合同、委托 报关 协议、 报关单 、下货纸、联系单(一式两联)、 海关 监管条件涉及的证件，上述单据各1份。
b、编号为1、2、3的单据必须由货主提供。
c、委托报关协议(副本也可以)，用规定格式加盖出口单位公章，填上相应内容。
d、下货纸。在前述订舱单的基础上，在相应的位置补充船名、航次、 提单 号，货物描述需用中文加以标识，报关只需提供装货单收货单留底联，每一联的右上角都应加盖代理人方章。下货纸装货单应盖有该条船船代的签章。
e、联系单。联系单是代理人与报关行联系的单据，上面列明代理人转给报关行何种单据及份数，将单据转至报关行前，应填好一式两联的联系单，单据转至报关行后，其中一联应有报关行相关人员的签字，以备存档。
f、合同、装箱单、发票、 报关单 、许可证、 商检 证转至报关行前应有留底。
四、确认 提单
a、缮制 提单 前应注意货主有无特殊要求，一般情况下，货主都会在委托中注明。
b、如要求在提单中显示"shippedonboard"签单时，应注意上、下签章(其中之一应签在shippedonboard旁边)。
c、如果涉及倒签、预借，应事先与 船公司 确认好是否能接受，如果可以接受，应填制好保函传真给货主，让其加盖公章，返回后再由代理人提供给相关船公司。
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