1、进出口公司委托外运公司办理托运手续,填写托运单(shipping note),亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。
  2、外运公司收到托运单后,审核托运单,确定装运船船舶后,将托运单的配舱回单退回,并将全套装货单(shipping order)交给 进出口 公司填写,然后由外运公司代表 进出口 公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。
  3、货物经海关查验放行后,即由船长或大副签收“收货单”(又称大副收据,matereceipt)。收货单的 船公司 签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式 提单 。
  b、 报关
   报关是指进出口货物装船出运前,向海关申报的手续。按照我国海关法规定:凡是进出国境的货物,必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站出,并由货物所有人向海关申报,经过海关放行后,货物才可提取或者装船出口。
 
      当前,我国的进出口公司在办理报关时,必须填写出口货物报关单,必要时还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单,商品检验证书及其他有关证件,向海关申报出口。
  c、投保
  凡是按c.i.f.价格成交的出口合同,卖方在装船前,须及时中国人民保险公司办理投保手续,填制投保单。出口商品的投保的续一般都是逐笔办理的。投保人在投保时应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。由于我进出口公司同中国人民保险公司的业务量较大,为简化手续,一般不真写投保单,而是利用出口货物明细单或货物出运分析单等替代投保单,保险公司接受投保,签发保险单或保险凭证。
  从以上出口合同履行的环节可以看出,在出口合同履行过程中,货、证、船的衔接是一项极其细致而复杂的工作。因此,进出口公司为做好出口合同履行,必须加强对出口合同的科学管理,建立起能反映出口合同执行情况的进程管理制度,采取相应的管理措施,做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是买卖合同为对象,根据进程卡片反映的情况,其中包括 信用证 是否开到、货源能否落实,进行分析排队。并归纳为四类:即“有证有货、有证无货、无证有货、无证无货”通发现问题,及时解决。“三平衡”是指以 信用证 为对象,根据 信用证 规定的货物装船期和信用的有效期远近,结合货源和运输能力的具体情况部署,分清轻重缓急,力求做到证、货、船三方面的衔接和平衡。尽力避免交货期不准、拖延交货期或不交货等现象的产生。

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